Co umí naše ubytovací kniha

evidenčka.cz online evidence ubytovaných

Neomezený počet ubytovaných

S naší ubytovací knihou můžete evidovat neomezeně hostů, ať už ubytováváte jednotlivce, skupiny nebo máte penzion nebo hotel s více pokoji. Dle zákona evidujete den počátku a den konce pobytu, jméno, popřípadě jména, příjmení a adresa místa přihlášení nebo obdobného místa v zahraničí, datum narození,číslo a druh průkazu totožnosti, a výše vybraného poplatku, nebo důvod osvobození od poplatku. Dále lze evidovat email, telefon, RZ vozidla či pokoj, ve kterém je host ubytován.


Správa více lokalit

V případě, že poskytujete ubytování ve více objektech na více lokalitách, máte možnost dle daného tarifu spravovat i více evidenčních knih najednou, stačí pouze přepnout ubytovací zařízení.


Administrátorský a uživatelský účet

Evidenčka umožňuje přístup pro více uživatelů, máte k dispozici administrátorský účet, kde lze nastavovat mimo jiné ubytovací zařízení, pokoje, uživatelské účty, provádět exporty knih a jiné. Oproti tomu běžný uživatel může provádět pouze evidenci a správu ubytovaných hostů.


Správa pokojů

Pokud poskytujete ubytování ve vícepokojových objektech, máte k dispozici pro lepší orientaci ke každému ubytovacímu zařízení správu pokojů.


Evidence poplatků

Samozřejmě nesmí chybět evidence poplatků z pobytu, která je zákonnou povinností. U každého ubytovacího zařízení si nastavíte výši poplatku, jenž je stanoven obcí, ve které se ubytovací zařízení nachází. Evidenčka automaticky určí počet nocí dle délky pobytu a vypočítá celkový poplatek z pobytu.


Kalendář obsazenosti

Pro lepší přehled o obsazenosti objektu respektive pokojů disponuje evidenčka přehledným kalendářem.


Export knih v PDF, Excel CSV a CSV

Součástí ubytovací knihy je propracovaný export knih v PDF(tisk přehledu pro obec, cizineckou policii atp) a CSV(možnost sdílet data například v excelu). Můžete exportovat pouze cizince nebo občany ČR nebo všechny ubytované a to dle zahájených či ukončených pobytů v daném měsíci.


Online check-in

Můžete hostům zaslat online formulář pro vypnění údajů ještě před nástupem na ubytování. Neztrácíte tak společný čas zdlouhavým vyplňováním všech údajů při nástupu na ubytování.


Duplikace rodinných příslušníků

Pro rychlejší a snazší evidenci rodinných příslušníků můžete využit funkci Duplikace rodinných příslušníků, kde máte již předvyplněný termín pobytu, pokoj, trvalý pobyt atp, nemusíte tedy tyto údaje vyplňovat zbytečně znovu.


Komunikace s cizineckou policií

V případě, že ubytováváte i cizence, umí evidenčka exportovat UNL soubor pro aplikaci správy cizinecké policie Ubyport.


Plně responzivní design

Evidenci ubytovaných spravujete pohodlně z jakéhokoliv mobilního zařízení ať už z mobilu nebo tabletu, nebo osobního počítače. Stačí Vám pouze internetový prohlížeč a připojení k internetu.