Co umí naše ubytovací kniha
evidenčka.cz online evidence ubytovaných
Neomezený počet ubytovaných
S naší ubytovací knihou můžete evidovat neomezeně hostů, ať už ubytováváte jednotlivce, skupiny nebo máte penzion nebo hotel s více pokoji. Dle zákona evidujete den počátku a den konce pobytu, jméno, popřípadě jména, příjmení a adresa místa přihlášení nebo obdobného místa v zahraničí, datum narození,číslo a druh průkazu totožnosti, a výše vybraného poplatku, nebo důvod osvobození od poplatku. Dále lze evidovat email, telefon, RZ vozidla či pokoj, ve kterém je host ubytován.
Správa více lokalit
V případě, že poskytujete ubytování ve více objektech na více lokalitách, máte možnost dle daného tarifu spravovat i více evidenčních knih najednou, stačí pouze přepnout ubytovací zařízení.
Administrátorský a uživatelský účet
Evidenčka umožňuje přístup pro více uživatelů, máte k dispozici administrátorský účet, kde lze nastavovat mimo jiné ubytovací zařízení, pokoje, uživatelské účty, provádět exporty knih a jiné. Oproti tomu běžný uživatel může provádět pouze evidenci a správu ubytovaných hostů.
Správa pokojů
Pokud poskytujete ubytování ve vícepokojových objektech, máte k dispozici pro lepší orientaci ke každému ubytovacímu zařízení správu pokojů. Každý pokoj lze barevně rozlišit, pro snadnější orientaci v kalendáři obsazenosti.
Evidence poplatků
Samozřejmě nesmí chybět evidence poplatků z pobytu, která je zákonnou povinností. U každého ubytovacího zařízení si nastavíte výši poplatku, jenž je stanoven obcí, ve které se ubytovací zařízení nachází. Evidenčka automaticky určí počet nocí dle délky pobytu a vypočítá celkový poplatek z pobytu.
Kalendář obsazenosti
Pro lepší přehled o obsazenosti objektu respektive pokojů disponuje evidenčka přehledným horizontálním kalendářem.
Export knih v PDF, Excel CSV a CSV
Součástí ubytovací knihy je propracovaný export knih v PDF(tisk přehledu pro obec, cizineckou policii atp) a CSV(možnost sdílet data například v excelu). Můžete exportovat pouze cizince nebo občany ČR nebo všechny ubytované a to dle zahájených či ukončených pobytů v daném měsíci.
Online check-in
Můžete hostům zaslat online formulář pro vypnění údajů ještě před nástupem na ubytování. Neztrácíte tak společný čas zdlouhavým vyplňováním všech údajů při nástupu na ubytování. Formulář je momentálně v češtině a angličtině. Nechybí ani šablonovací systém pro přizpůsobení emailů s výzvou k vyplnění check-in online formuláře.
Duplikace hostů
Pro rychlejší a snazší evidenci opakujících se hostů můžete využit funkci Duplikace hostů, kde máte již předvyplněné údaje konkrétního hosta, nemusíte tedy tyto údaje vyplňovat zbytečně znovu.
Komunikace s cizineckou policií
V případě, že ubytováváte i cizence, umí evidenčka exportovat UNL soubor pro aplikaci správy cizinecké policie Ubyport.
Plně responzivní design
Evidenci ubytovaných spravujete pohodlně z jakéhokoliv mobilního zařízení ať už z mobilu nebo tabletu, nebo osobního počítače. Stačí Vám pouze internetový prohlížeč a připojení k internetu.